Lima bidang utama dalam sebuah kantor
Lima bidang utama dalam sebuah kantor
Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam kegiatan tata usaha. Kegiatan tata usaha sebagai suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor. Dalam penyelidikan yang telah dilakukan di Amerika serikat di bawah National Office Management Assocation, tercatat 55 jenis kegiatan ketatausahaan yang hasil pekerjaannya dapat diukur. Menurut Geoffrey Whitening mengatakan bahwa diseluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama.
Kegiatan administrasi perkantoran teraktualisasi dalam sebuah kegiatan. Untuk menerapkan hal tersebut terdapat lima bidang utama dalam sebuah kantor yakni
- Kegiatan Komunikasi., Disetiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi, dan penjelasan kepada mereka yang menunggunya. Hal itu dapat merupakan memo-memo intern atau surat-surat kepada badan-badan luar.
- Kegiatan Kalkulasi, Sangatlah penting kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau penghitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat ini yang sangat banyak, mulai dari mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih.
- Pengelolaan Warkat, Warkat dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dilakukan secara efisien, bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang sudah dibuat, atau janji-janji yang telah dipenuhi, kemampuan untuk menjawab pertanyaan daripekerja, langganan dan lainnya dengan efisien dan cepat. Bukti-bukti tadi sangat vital bagi menejemen kantor. Warkat yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah, dan dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan sekarang dengan pencapaian yang telah lalu serta meneliti masalah-masalah yang akan menghindari banyak organisasi dari kebangkrutan.
- Penyusunan Laporan, Dasar kegiatan pelaporan adalah laporan. Apabila seorang anggota staf mengetahui sesuatu tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan kantor diperlukan sebagai prosedur- prosedur rutin dari bagian-bagian kepada kepala kantor. Disanalah laporan dipertimbangkan dan dianalisis untuk menyikapi apakah peristiwa-peristiwa organisasi tersebut ditangani dengan baik.
- Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.,Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.
---- Berita Terkait ----
